Leidinggevenden worden er in deze tijd van het jaar volledig door opgeslokt: beoordelings-en ontwikkelgesprekken met hun medewerkers. Gemiddeld besteden managers 150 uur per jaar aan deze gesprekken. Terwijl ze weinig opleveren.

Logisch dat bij veel managers en organisaties de behoefte is om deze gesprekken anders vorm te geven of liever volledig af te schaffen. Dat scheelt een hoop tijd en negatieve energie voor alle betrokkenen.

Maar wat dan? Hoe houd je dan controle over de prestaties en ontwikkeling van je medewerkers? En wat vraagt dat van jou als manager?

Wat doen succesvolle managers?

Managers die continu voor een persoonlijke aanpak kiezen, waarbij ze regelmatig met hun medewerkers in gesprek gaan om hen te helpen om te leren en te groeien zijn succesvol.

Zij voeren regelmatig ontwikkelgesprekken, waarin ze hun medewerkers stimuleren om na te denken over hun prestaties en ontwikkeling. Over hun sterke punten en de inzet daarvan voor de organisatie. En het vinden van oplossingen voor het realiseren van doelen.

Zo’n ontwikkelgesprek, wat vraagt dat van de manager?

Dat vraagt sterke gespreksvaardigheden zoals actief luisteren en het stellen van ‘open’ vragen. Daarbij vraagt het van de manager het vertrouwen in de medewerkers dat ze zelf verantwoordelijkheid pakken en hun eigen oplossingen vinden. Coachend leiderschap dus.

Daar gaat het mis bij leidinggevenden. Ze hebben vaak onvoldoende vertrouwen in hun capaciteiten als coachend leider en denken daarbij ook regelmatig dat het niet hun taak is om hun medewerkers te coachen. In combinatie met hun werkdruk, prioriteiten en overvolle agenda, komen ze er ook niet aan toe om voldoende tijd in deze gesprekken met hun medewerkers te steken.

Een gemiste kans, want als je je medewerkers helpt om te leren en te groeien en daarvoor hun verantwoordelijkheid laat nemen, functioneren ze op hun best, zijn ze betrokken en gemotiveerd en komen ze iedere dag met energie en plezier naar hun werk. Je behoudt ze daarmee voor je organisatie en het zijn je ambassadeurs naar de buitenwereld.

Hoe voer je zo’n ontwikkelgesprek?

Een effectief ontwikkelgesprek is opgebouwd uit drie stappen die je iedere gesprek kunt herhalen. 

Stap 1: Wat heb je bereikt?
We vergeten het vaak in de waan van de dag, maar uit onderzoek blijkt dat het belangrijk is om stil te staan bij datgene wat is gerealiseerd, de successen. En die ook te vieren. Begin je gesprek dan ook om samen terug te blikken op de acties en resultaten die je medewerker heeft bereikt.

Stel bijvoorbeeld de vraag:

• Op welke prestatie(s) ben je het meest trots? Wat deed je precies (concreet gedrag/ actie) en wat was het resultaat daarvan? Wat maakt dat je daar trots op bent? Hoe kan je dit meer/ blijven doen?

Geef je medewerker vervolgens een oprecht en concreet compliment hierover en vul de succesvolle actie(s) en resultaten van de medewerker vervolgens aan met je eigen observaties. Wat heb jij de medewerker zien doen wat succesvol was? Wat leverde dat op? Wat maakt het vanuit jouw optiek als manager succesvol?

Stap 2: Wat zijn je talenten en hoe zet je die in?
Mensen presteren beter als ze hun talenten kennen en inzetten. Zorg er dus voor dat je medewerker weet wat zijn kwaliteiten zijn en stimuleer hem/haar om die talenten in te zetten ten behoeve van de organisatiedoelstellingen.

Stel bijvoorbeeld de vraag:

• Denk eens terug aan de laatste keer dat je fluitend naar huis reed en de tijd voorbij was gevlogen. Wat had je toen gedaan? Wat heb je daarmee bereikt? Wat zegt dat over wat je goed kunt? Wat is jouw talent?

Het alleen weten wat iemands talent is, is niet genoeg. Het gaat erom dat je medewerker zijn/haar talent ook dagelijks inzet en optimaal bijdraagt aan de resultaten voor de organisatie. Hoe kan je medewerker dat doen en wat helpt of belemmert hem of haar daarbij?

Stel bijvoorbeeld de vragen:

• In welke situatie kan jij je talent proactief inzetten en verder ontwikkelen? Hoe kan de inzet van jouw talent van meerwaarde zijn voor de organisatie? Wat werkt daarvoor nu goed in de organisatie en in de manier van aansturing door jou als manager? Wat werkt nu niet goed of belemmerend? Wat heb je nodig om je kwaliteiten dagelijks optimaal in te zetten?

Stap 3: Wat zijn je doelen en ambities en hoe ga jij je ontwikkelen om die te bereiken?

Mensen ontwikkelen zich in de richting waarin je de vragen stelt en waarin ze voor zichzelf doelen hebben gesteld. Doelen die goed bij hen passen en die hen motiveren en inspireren.

Stel bijvoorbeeld de vragen:

• Welke ambitie wil je nastreven met je verdere ontwikkeling? Hoe draagt deze ontwikkeling bij aan de doelen van de organisatie? Wat zijn de eerste stappen die je zelf kunt ondernemen in je ontwikkeling? Wie of wat kan jou daarbij helpen en hoe? Wat ga je doen om jezelf in je ontwikkelproces te houden?

Kortom, bouw het ontwikkelgesprek met je medewerker op in drie stappen. Wat gaat er goed en hoe houd je dat vast? Wat zijn je talenten en hoe kan je die (nog meer) inzetten? Wat zijn je doelen en ambities en hoe ga jij je verder ontwikkelen om die de bereiken?

Het is essentieel dat je deze gesprekken regelmatig voert. Blijf open vragen stellen, blijf luisteren zonder direct kant en klare oplossingen aan te reiken en stimuleer op die manier je medewerker steeds om zelf na te denken en oplossingen te bedenken (ook voor de zaken die niet goed gaan).

Op deze manier regelmatig en consequent met je medewerkers in gesprek gaan, zorgt ervoor dat je medewerkers beter presteren, blijven groeien en de regie nemen over hun prestaties en carrière. Dat levert jou snel een hoop tijd en energie waarmee je dingen kunt doen die jij het liefste doet. Een win-win-win dus voor zowel je medewerker, als voor jou als voor de organisatie.