Te veel taken in te weinig tijd

Kan je dit NU oppakken?
Kan je mij NU helpen?
Ik wil je NU spreken.

Herken jij ook dat je dag continu in het teken staat van zaken die direct opgepakt moeten worden? Alles lijkt de hele dag urgent en met de beste intentie pak je ook alles direct op. Maar doe jij dan wel de dingen die je moet doen? Maak jij dan wel echt het verschil als leidinggevende? 

Veel leidinggevenden worstelen met een ‘brandjes-blus-cultuur’. Ze lopen de hele dag achter de waan van de dag aan om bijvoorbeeld continu vragen van medewerkers of klanten op te lossen. Er gebeurt iets en ze reageren er direct op. Ze doen dit met de beste intentie, want ze willen graag helpen en klaar staan voor hun team. En het geeft ze een goed gevoel want ze voelen zich nuttig en gewaardeerd.

Onbedoeld creëren ze zo ook dat hun teamleden continu hard in de weer zijn om van alles op te lossen wat voorbij komt. Het team probeert wanhopig alles af te ronden om vervolgens weer geconfronteerd te worden met het volgende. De werkdruk loopt op en iedereen belandt in een rat race.

Het is een veelvoorkomend probleem bij leidinggevenden en hun teams: Teveel taken in te weinig tijd.

Herken jij dat ook? Wat heb je al geprobeerd om het op te lossen?

Cursus Time Management

Vol goede moed volgen veel leidinggevenden een cursus time management, leren ze ‘nee’ zeggen en hun mailbox schoon te houden. Het werkt vaak wel eventjes, maar uiteindelijk vervallen ze weer in het oude patroon. Het oude patroon waarin je maar door dendert in alle taken die op je afkomen. Waarin je denkt; ”ik pak het zelf wel op want dan weet ik zeker dat het goed gebeurt”. Of waarin je de taken oppakt omdat je je collega’s er niet mee wil belasten.

Kortom, het patroon waarin je meer oppakt dan goed voor je is. Je meer werk verricht dan je kunt verzetten. En je niet de juiste dingen doet die passen bij je rol waardoor je impact beperkt is.

De werkdruk bewaken is lastig

Wat maakt het nu zo lastig om die werkdruk te bewaken? Een groot deel van het probleem veroorzaak je zelf.  Het zijn vaak je eigen overtuigingen die maken dat je al het werk oppakt en niet stopt. Bijvoorbeeld omdat je heel perfectionistisch bent en je denkt dat jij de enige bent die het goed doet. Of bijvoorbeeld omdat je bang bent dat je wordt afgewezen als je “nee” zegt… etc.

Ook zit een deel van het probleem in de aanpak ervan. Veel leidinggevenden zoeken hun uitweg in het overwerken in de avonduren. “Als ik vanavond deze mails vast wegwerk, dan heb ik morgen ten minste tijd voor mijn medewerkers”. Of ze zoeken hun uitweg in het effectief werken, door bijvoorbeeld hun mails in een kortere tijd weg te werken.

Het gevolg is dat je nog meer werk verzet in een kortere tijd. Het lijkt voor eventjes te werken, maar in feite draaf je dus maar door, zonder dat er wezenlijk iets verandert.

Meer werk in minder tijd effectief?

Door meer werk in minder tijd te proppen, ben je uiteindelijk zelfs minder productief en effectief. Een te hoge werkdruk belemmert veel leidinggevenden dan ook om te doen wat ze moeten doen om hun eigen doelen te halen.  Ze doen te veel taken die niet bij hen horen waarmee ze niet het verschil maken voor hun team en voor de organisatie.

Er moet een nieuwe visie op de aanpak van werkdruk komen, zodat je niet meer werk in minder tijd probeert te stoppen, maar heel kritisch kijkt naar de taken die je oppakt. Nu hoor ik je denken: ”Hoezo? Ik kan toch niet zomaar dingen laten liggen die mij worden gevraagd om te doen? Dan functioneer ik niet goed, met alle gevolgen van dien”.

Het tegendeel is waar. Door kritisch te zijn in het werk dat je doet, vergroot je juist je professionaliteit en je kwaliteit van werken. Je vergroot je impact en je wint aan gezag.

 Wat kun jij doen zodat je minder werkdruk ervaart?

Stel de juiste prioriteiten aan de hand van 1 vraag: MOET IK DIT NU DOEN? Deze vraag heeft alle elementen in zich die bepalend zijn bij het prioriteren van je werk. Door elke keer het accent van de vraag op een van de woorden in de zin te leggen, stel je jezelf steeds een andere soort vraag.

Beantwoord je een vraag met “Nee”, dan hoef je de overige vragen niet meer te beantwoorden en kun je het verzoek, de taak of de actie, naast je neerleggen of aan een ander overlaten.

1. Moet ik dit nu doen? Bepaal of het een uit te voeren actie is.

Moet er iets gedaan worden of is het gewoon informatie (bijvoorbeeld als ontvanger van cc mail). Veel problemen lossen zich ook vanzelf op. Geen-actie kan in sommige gevallen een goede interventie zijn.

2. Moet ik dit nu doen? Bepaal de belangrijkheid en noodzaak.

Is het een need-to-do of een nice-to-do. Uit automatisme zeggen we vaak “ja” tegen taken die helemaal niet bij ons horen. Moet jij die actie wel uitvoeren? Of is het iets wat je graag doet, maar niet belangrijk is? Of vind je dat je het moet doen omdat het aan je wordt gevraagd, of omdat jij denkt dat het dan tenminste goed gaat, ook al behoort het niet tot jouw rol en verantwoordelijkheden?

3. Moet ik dit nu doen? Bepaal of de actie van jou nodig is.

Ben jij de beste persoon om dit te doen of kun je de taak beter delegeren aan iemand anders? Veel taken kan je overlaten aan je team. Je creëert daarmee een win-win, want je team krijgt zo meer verantwoordelijkheden en eigenaarschap voor problemen en jij kunt meer doen waar jij van bent.

4. Moet ik dit nu doen? Bepaal de eerstvolgende actie.

Is dit wel hetgeen er moet gebeuren of is er een beter alternatief. Je wilde bijvoorbeeld iedere week een bila met een medewerker op een andere locatie, maar wellicht bespaart een telefoontje je meer tijd.

5. Moet ik dit nu doen? Bepaal de urgentie.

Kan het wachten uur/dag/week/maand? Veel acties lijken dringend, maar zijn het uiteindelijk niet. Hier valt veel winst te behalen. Is de urgentie reel of is het aangedikt door anderen?